大型医院人力资源无纸化考勤系统的应用

　　基金项目：广西壮族自治区卫生厅自筹经费科研课题 （Z2013644）

　　一、传统手工考勤模式

　　以某三级甲等大型综合医院为例，现有职工3300人，不同岗位人员工作排班制度不同，医院工作的特点决定了考勤管理的难度和复杂性。2010年以前，一直延用传统的手工考勤汇总方式，科室建立考勤登记本，指定考勤员负责登记本科室人员的出勤情况，于每月末将考勤情况报送人事科，人事科在传统纸质记录方式下采用人工口算法进行汇总。此模式耗时耗力，工作效率低，且给其他需要用考勤结果的部门带来极大的不便。

　　二、建立考勤管理制度并严格执行

　　2010年1月起，该院开始正式使用“考勤信息上报系统”。该院为此出台了《X医院职工考勤制度》、《X医院考勤信息管理要求》及《岗位纪律管理办法》等相关文件，要求各科室考勤员按时认真上报科室考勤，职工遵守各自的岗位纪律，如不按时上报考勤或错报、漏报、瞒报、虚报考勤信息的，根据情节轻重，施于一定的惩罚措施，并进行全院通报。通过建立制度并严格执行，使科室及职工高度重视考勤管理工作，职工考勤情况不断好转。

　　三、考勤信息上报系统的建立

　　2010年下半，在院内网上开始创建“考勤信息上报系统”，由人事科与信息工程部联合开发，各个临床科室通过各自的端口均可登陆使用。

　　（一）功能菜单

　　根据医院考勤管理常用功能，考勤信息上报系统整体菜单包括：人员编辑模块：可完成人员进出、人员基本信息的修改；考勤编辑模块：主要完成职工缺、出勤情况登记；查询模块：可查询各个时间段的个人、科室、全院的考勤情况；考勤修改模块：可对误报、漏报的考勤信息进行修改。

　　（二）报送流程

　　各个科室考勤员于每月25日至月末登陆“考勤信息上报系统”进行科室考勤上报，人事科于次月1日登陆系统，对全院考勤数据进行审核、汇总及派送。合理的层级报送，可使考勤工作省时提效。见图1。

　　（三）功能实现

　　考勤信息上报系统建立起了一套考勤管理数据库，避免了传统手工记录、汇总统计的繁琐流程，实现了考勤信息化。考勤信息上报系统可快速导出各种所需数据汇总：考勤明细汇总：按时间统计导出所需时段全院考勤明细汇总表；缺勤汇总；按时间统计导出所需时段全院缺勤情况汇总表；违纪情况汇总：各个月旷工、迟到、早退人员情况汇总表；各种休假情况汇总：各个月病/事/探亲/婚/产假情况汇总表。

　　四、考勤信息上报系统在医院管理中的优势

　　（一）切合医院服务模式，提高医院管理水平

　　伴随着企事业单位管理制度的发展，考勤管理系统也经历了从手工、卡式打卡机、IC卡管理系统、指纹考勤机到人脸、语音识别以及REID技术的发展过程。实践证明，指纹考勤机、人脸、语音识别以及REID技术并不适用于医院这种特殊的企事业单位，因存在病房、手术科室等临床部门班次复杂，人员手术拖班、出诊等诸多不确定情况，使得很多职工不能亲自按指纹考勤而需要在系统中补签到，反而使考勤工作量增加。该院考勤信息上报系统在网络环境下进行考勤信息管理，同时保留了基本的人性化管理，较好的做到了人机结合，切合医院服务的复杂模式，提高了医院的管理水平。

　　（二）节省成本，提高工作效率

　　过去传统人工考勤，耗费大量纸张，且手工统计汇总时，需专人花费近十天的时间，而使用考勤信息上报系统后，系统自动统计生成月末考勤汇总表，省掉了人工统计的时间，每月人事科考勤管理员只需打印1份考勤报表即可，而考勤数据在系统中可长期存储并可随时查阅。使用考勤信息上报系统，可节省大量的纸张，节约人力成本，缩短劳动时间，提高数据统计汇总的准确度，大大提高了考勤工作效率。

　　（三）严格考勤管理，实现信息共享

　　该院自2010年应用考勤信息上报系统以来，使得考勤报表时间提前了近十天，以此同时财务科、经管办、统计室等相关部门可通过各自的端口进行考勤信息的查阅或导出，实现了考勤信息的部门间共享。

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