浅谈高职教学档案资料的特点与收集整理

　　教学档案资料是学校教学工作方针政策的真实写照，是教学管理的重要内容，是教学活动和教学评估不可缺少的重要依据和主要资料，同时也是了解办学历史、考查教学内容、总结经验教训、提高教学质量、改进教学管理的重要信息源，所以对教学资料进行收集、整理与归档是非常有必要的。

　　教学档案资料是指学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，它是从事教学活动和教学研究的基本条件，也是一个学院办学历史、教学水平真实的记录，所以对教学资料进行收集、整理与归档是非常有必要的。

　　一、教学资料的特点

　　教学档案主要来源于学校的教学工作、教育活动领域，是真实的历史记录与成果表现形式，是教学人员、教务工作人员智慧的结晶和辛勤劳动成果。而根据笔者在教务处每年整理的我院的教学文教资料来看，发现教学资料具有以下特点：

　　(一)教学材料具有连贯性、成套性。一般在收集整理教学材料的时候，会发现很多教学材料是按学年或者学期来进行分类的，比如我们学院每个学期开学初都会收集整理各系的课程表、本学期的教师任课一览表以及各班排课情况表，涵盖整个学期的每周教室、实训室卫生检查表和晚自习安排表，以及学期末的期末考试安排表，试卷库等，这些是每个学期在固定的时间段都要进行收集整理的，一直延续下来这些教学材料就具有了连贯性，成套性。

　　(二)教学资料具有层次性。因为我们学院招收的学生是多层次的，这就决定了各种教学资料也具有一定的层次性。为了扩展生源，我们学院的学生有通过普通高考直接考上来的学生，有从中职院校升上来的“2+3、3+2”模式的学生，也就是说在中职读2年后来我们学院读3年，或者在中职读3年，拿到中职毕业证之后再来我们学院继续进修2年拿大专文凭的学生，也有招收初中毕业后直接到我们联合的中专读1年后2年后再来我们学院就读的“五年一贯制”学生，根据学生层次、基础和学习能力的不同，要因材施教进行教学，如教学计划、教案等都会有区别，这就使得教学资料具有了层次性。

　　(三)教学资料具有分散性。根据教学内容的分类，可以分为常规性教学材料，上级下发的各项文件，教务处下发的各项文件，各类社会性考试，各种年度考核、评估资料，各项技能竞赛资料、人才培养数据采集等等，因为涉及范围广、内容杂，互联性小，所以都要分开整理归档，这样这些教学资料就具有了分散性。

　　(四)教学资料具有多样性。以前教学资料以文字、图片居多，但是随着互联网的发展，各类影像资料越来越多，尤其是在收集老师的教学资料和技能竞赛的档案时，各类PPT、微课、录像、幻灯片、实物作品等占据了很大比重，再也不是单一的纸质材料，而是更生动更直接的影像资料，它形象地反映了教学过程，是教学中必不可少的参考资料，是重要的档案信息源。

　　二、教学资料的收集整理

　　一个学校的教学资料收集整理工作可直接反映学校的教学管理水平。因此，在教学资料的收集整理过程中必须做到完整、准确、规范。

　　(一)制定一个完善的档案收集整理制度。建立、健全和完善档案收集管理制度，是做好教学资料收集工作的重要前提，也是保证教学档案齐全完整的重要条件。有了制度，就能明确哪些教学资料该收集，收集上来的资料该如何整理，比如说按时间、按内容、按层次等，还有明确划分责任人，各部门各系相互配合，一切有规可循，就能保证资料收集整理的规范性和细致性。

　　(二)采取灵活多样的收集、整理方法，保证教学资料的完整性。常规的教学资料可以按照定时集中收集的方法进行收集整理，如教学计划、工作总结、教学检查等日常的教学活动可以按内容按年度归档整理;上传下发的各类文件可以根据文件的编号进行归档整理或者编印成册;PPT、图片、视频等影像资料可以刻录成光盘存档;零散的文件或者竞赛资料可以按年份单独归档，进行即时跟踪收集和零时收集。而且除了收集纸质版，还有电子档也要在电脑里分类按年度、内容归档，方便查找。

　　(三)拥有一批专业的档案管理人员。由于我们学院正处在迎接示范校建设的关键阶段，作为评估材料中重要支撑的各类教学档案就要按照评估要求进行高标准、规范化的收集整理，而教学档案的收集、整理、管理是一个长期、繁琐、负责的过程，并不是由教学秘书兼职就能够完成的，必须要有一批能够熟练使用学校教学管理系统、办公系统的档案管理人员，接受专业的档案管理知识培训，拥有强烈的责任心和工作热忱，才能胜任这份工作。

　　总之，教学档案资料包含了教学活动的全部信息，是教师和教学管理人员从事教学、教改和管理工作的直接记载，也是教学动态活动的基本凭证，因而保全、整理好教学档案，对迎接评估的我院进行教学活动的规范化管理及实施新的教学改革有着重要意义。

　　作者：陈凤 来源：办公室业务 2016年5期