加强科研单位人事档案的创新管理

　　人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据，在人力资源开发、人才预测和人才政策制订等方面具有十分重要的作用。

　　科研单位人事档案管理都是一些具有博士、硕士学位的高级知识分子，他们的人事档案一方面包括在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，另一方面包含参加工作后的单位选拔、任用、考核、职称、薪级等档案材料，科研人员的人事档案管理相当重要。

　　随着社会主义市场经济体制的不断建立和完善，人事制度改革力度不断加大，传统的科研单位人事档案管理在材料构成、管理体制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在着明显的不足，需进行必要的改革，建立适应现代科研单位管理要求的人事档案管理模式。

　　一、科研单位人事档案管理模式存在的主要问题

　　科研单位人事档案作为一种信息源，在人才管理中有着它的特殊作用。科研单位的人事档案管理由于受国家人事档案管理的传统观念及其他诸多因素影响，其管理模式也相应存在以下几个主要问题。

　　1.人事档案内容信息量少

　　人事档案包括履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、职务职称工资材料等十大类材料，内容信息量小、实用性较差，不能适应现阶段人才开发的要求。反映个人经历、家庭情况及社会关系等方面的内容较多，反映个人工资变动、职称评聘、党团组织的材料比较齐全，而反映个人的德才表现、政绩才能、管理能力的材料较少，能反映个人人才类型、技术专长、心理素质等个性特点的内容更微乎其微，因此人事档案在利用时，只能提供一些肤浅的人才情况，满足不了培养、选拔、使用人才的实际要求。

　　2.人事档案管理分散化和非专业化

　　体现在各个单位、研究所没有统一由上级主管部门进行人事档案集中管理，各个单位、研究所还通常根据各管理部门职能的不同，将科研人员的有关材料分散在几个部门管理。例如，科研部门管理反映人员申请专利、论文发表、科研立项的科研档案材料，人事管理反映人员社会经历、政治面貌、奖惩、薪酬等情况的人事档案。人事档案的这种分散、非专业管理不仅易造成档案材料的损坏，而且造成人事管理体制的混乱，并且破坏了人事档案的完整性。

　　3.人事档案管理方法落后、手段陈旧

　　目前很多科研单位人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。

　　4.人事档案管理投入不足

　　人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求，如档案库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或者地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。人事档案信息化、现代化水平不高。另外，人员配备不足，档案室很少设置有专职的档案管理人员，少数有专职人事档案管理人员的，也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训；兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。

　　5.人事档案过度实行内向型、封闭式的模式

　　受国家人事档案管理政策限制，由于保密观念的束缚，科研单位很难对人事档案进行信息开发，更谈不上与其他单位实现人才信息的“互通有无”。

　　二、如何建立适应现代科研单位管理要求的人事档案管理体制

　　我们应从具有个性的人事档案材料入手，加大人事档案管理投入，建立一支高素质的管理队伍，努力提高人事档案材料的质量。同时，要紧紧抓住人事档案管理的难点问题，改分散多头管理为集中统一管理，建设区域性人事档案管理中心，加快人事档案信息化建设，建立社会化开放式管理模式，使人事档案向本人有条件地开放，争取早日建立起适应现代科研单位管理要求的人事档案管理体制，为人才开发提供更有价值的信息，让人事档案更好地服务社会。

　　1.建立具有个性的科研单位人事档案材料

　　针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。以科研人员档案为例，应补充的材料包括：（l）科研人员基本情况登记表，可反映科研人员专业方面的基本情况。（2）科学研究和学术活动情况资料，可反映出科研人员的科研水平、科研地位和学术研究的历史。（3）业务进修情况资料，可反映出科研人员继续教育的状况。（4）获奖和荣誉情况，可反映出科研人员在社会和学术界的影响和地位。如果科研人员档案在原有人事档案的基础上，能及时地补充上述材料，就能较全面地、动态地反映科研人员的科研水平，它有助于科研单位开展定量化、科学化工作，有助于人员队伍建设工作的科学决策，有助于提高人员评价的客观性和公正性，有助于在科研人员中形成良好的竞争激励机制。

　　2.加强信息化管理

　　利用计算机建立人事档案不同类型的数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，形成计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系。在此基础上，建立人事档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解人事档案信息，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。

　　3.加大科研单位人事档案管理投入

　　首先，加强档案保管的基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，设立专门的档案室，按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备，确保人事档案的完好保存。如添置必要的温湿控制设备、缩微复印设备、计算机管理设备，建立实用性强的微机人事档案管理系统，使人事档案信息能够及时输入和输出，提高检索效率，快速准确地为人才开发和经济建设服务。其次，增加人事档案管理人员配备。要根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。再次，不断提高人事档案管理人员自身的政治素质、业务素质和职业道德修养，拓宽知识面，在职务晋升、待遇等方面予以优待，让人事档案管理人员能专于业务、精于业务，有效推进人事档案管理工作的科学化和规范化

　　科研单位作为高级专业实用型的人才基地，人才资源丰富，人事档案管理应立足现状采取有效措施加快改革步伐，提高人事档案的利用率，为充分发挥科研人才的作用、促进社会经济的发展提供更好的服务。

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