信息技术在物资审计中的合理应用分析

　　一、前言

　　物资审计属于审计范畴，是审计的组成部分，是对物资的采购、存放及使用过程中，业务活动真实、合理、有效性的监督及审查，常规审计方法可用于物资审计。物资审计的内容包括：物资的采购与资金计划、执行情况、采购合同、结算业务、审签制度、物资的成本、物资的收入、物资费用的核算、物资保管、物资消耗、物资的委托加工、物资管理制度等。进行物资采购审计时制度及政策需具备科学性，有效落实业务，对审计工作进行周密的安排，选择并使用合理的审计方式。物资采购的品种及类别繁多，业务量较大，科学先进的审计方法能够缩短审计的时间，并确保审计的精确性。

　　二、信息技术在物资审计中的作用

　　信息技术化的物资审计具有以下等优点：（1）能够提升物资采购计划的可行、有效及合理性，同时为企物资管理职能部门及企业领导进行采购计划的审批提供有力的依据；（2）为企业进行资金筹措提供合理的依据，使物资计划更具有现实意义并接近实际的生产需求，同时财务部门可以对企业的财务计划及资金状态进行更为精确、全面的分析，为企业的经济决策提供有力的信息支持；（3）参与编制采购计划的相关部门，能够利用信息技术化的物资审计对其工作质量做监督和评价，以此提升工作质量，使采购计划的编制和水平得到不断的提升，以此提高采购计划的合理性及科学性。

　　三、企业物资审计中信息技术的合理应用

　　1.案例概况

　　某公司的仓储物资分为：闲置物资、零库存常备通用物资、常备通用物资、通用物资及专用物资。在这五类物资当中常备通用物资及零库存常备通用物资已结合公司实际情况完成了库存的上下限额设置，在运用分析中暂不对该部分进行分析，仅对未进行库存上下限额设定的物资做信息技术化物资审计的谈论分析。利用信息技术结合公司的实际情况对仓库中的物资信息进行数据分析，分析后得知：公司仓库中的物资出现积压现象，公司仓库中目前共有6万余种不同类型及规格的物资，这些物资分为闲置物资、零库存常备通用物资、常备通用物资、通用物资及专用物资等五类进行管理、计划及申报，库存资金约为2亿元。

　　2.应用分析

　　用公司往年物资采购累积的信息数据对公司各类新物资的储备数额进行测算，并以此测算得到的数据同往年的数据进行比较，根据比较差异对物资采购计划中的计划采购数量做有效且合理的约束，目的是排除计划采购物资数量中的水分数量，确保物资采购的计划数量与实际生产所需的物资数量差异最小化。对公司的物资信息数据进行整理，得知公司当前出现仓库物资大量积压的情况，库存资金呈逐渐上升的趋势，公司的生产成本随之不断增加，公司的市场竞争能力及盈利能力由此受到很大影响。经分析得知：造成库存积压主要有以下多点因素：（1）物资使用部门在对申报物资的采购数量进行计划时较为随意，缺乏实际性与科学性，并且所申报的物资采购数量大多超过定额上限；（2）采购物资入库后，使用部门未能及时领用或长时间未领用；（3）公司仓库的物资系统其库存上限以一个月的经验值用量作为标准，库存下限以半个月的经验值用量作为标准，这样的定额设置不具有科学性，且缺乏理论及数据的支持。根据公司的现状，新储备定额可以运用仓储物资系统数据进行计算，即对原有物资库存的上下限额进行科学、合理的计算，使之得到完善并且更贴近生产的实际需求，以此降低公司的生产成本。另外，公司仓储系统的全部数据可以利用具有科技含量的信息技术手段来进行分析，具体应用方式如下：

　　（1）计算储备物资定额

　　储备物资定额指的是企业为了确保生产活动能够顺利进行，并且保证企业的经营管理能够为企业取得最佳的经济收益而设置的物资储备标准数量和品种标准，物资储备定额是进行物资供应计划数量编制的主要依据。通常情况下，企业物资储备的定额存在两种形式：保险储备定额及经常储备定额。（1）保险储备定额：企业为确保生产正常运行并有效避免物资供应中断所构建的安全性质的物资储备；（2）经常储备定额：是一种动态的储备，在一定的采购供应间隔时期内储备量会由低到高再由高到低以此进行循环变化。企业要进行物资储备上线定额的计算即将保险储备定额与经常储备定额相加，计算得到的数量即为物资储备上限定额。物资储备下线定额即为保险储备定额。

　　经常储备定额的计算方式如下：

　　经常储备定额=（使用前的准备天数+供应间隔的天数+验收入库的天数）×日均所需用量

　　公式讲解：

　　①日均所需用量=某物资的年度总入库量/365天；

　　②供应间隔的天数指的是上一期实际供应的间隔天数的加权平均数，即同物资相邻订单间入库时间的间隔天数与订单中物资数量加权平均数之积，公式为：供应间隔的天数=Σ（次入库间隔的天数×次入库数）/Σ次入库数；

　　③使用前的准备天数=物资采购入库后被领用完所需的时间。

　　保险储备定额的计算方式如下：

　　保险储备定额=日均所需用量×保险储备的天数

　　公式讲解：

　　①日均所需用量=物资的年度入库总量/365天；

　　②保险储备的天数=（订单货物的到货时间-订单货物的发出时间）-物资采购的周期，其中（订单的审验时间-订单的生成时间）取平均值：若（平均值-采购的周期>0）可按上述公式对保险定额进行计算；若（平均值-采购的周期≤0）即保险储备为0天，不会对生产运行造成影响。

　　最高储备定额的计算方式如下：

　　最高物资储备定额=保险储备定额+经常储备定额。

　　（2）新物资库存定额与原库存定额的差异

　　上述理论公式整理完毕后将其录入公司的仓储管理软件中，此处以案例公司2012年及2013年的仓储数据为信息，由系统将完成计算的数据导出并进行新定额和原定额的比较。若以原定限制数额进行数据分析，可知公司约有900多项物资的库存超出上限，占用的库存资金约为200多万元；对新定额进行套用后发现公司有3000多项物资的库存超过上限定额，占用的库存资金约为300多万元。由此可见，新的储备定额更能精确地、科学地、实际地对仓储物资的状态进行反应，并从另一层面实现了公司对内部管理制度的完善。

　　（3）运用信息技术对物资计划申报正确性做复核

　　公司针对存在的问题，需对物资储备定额进行严格的管理，利用科技化的信息平台来约束和管理物资计划，例如：对相关部门上交的物资计划数量、库存数量及物资的定额上限做统一规划和控制，对计划数量做出及时的调整，使采购数量满足一下关系：计划采购数量=（所需用量+最低储备量）?C库存。将上述关系存入到计算机设备中，使用信息技术对物资进行统筹管理，不但能实现库存物资，的最大化调配利用，而且能通过控制上限定额对物资申报计划进行有效的规范。

　　四、结束语

　　企业需对物资的储备数量实施严格的定额管理，利于信息技术化的物资审计对相关的物资计划及编制部门进行工作质量方面的监督及评价，同时促进公司相关部门进行工作完善，提升物资采购计划及编制的质量和水平，有效避免不良采购行为造成公司物资的浪费与积压，为公司节约成本资金的同时提升公司的市场占有率及社会竞争力。

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