浅谈会计电算化与会计内部控制

摘　要：文章阐述了会计电算化对会计业务内部控制的影响，并提出了在会计电算化下如何加强和完善会计内部控制制度问题，确保电算化会计系统安全、有效运行。

关键词：会计电算化；内部控制
　　随着科学技术的发展，计算机的运用已渗透到各个领域，电子计算机数据处理技术已在会计领域广泛应用。会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，大大提高了会计工作质量和会计工作效率。会计电算化越来越被各个单位所重视，普及率也越来越高。同时电算化信息系统的迅速发展给会计工作带来了全新的变革，从形式上，它改变了数据的核算手段，引进了了计算机进行数据处理；改变了数据的储存方式，导致账簿概念的从新定义和分类。
　　会计内部控制是单位为提高会计信息质量，保护资产的安全和完整，确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序，包括内部管理控制和内部会计控制。建立和完善内部控制制度对提高管理水平、防止错误和舞弊、保护投资者的合法权益并保证资本市场的有效运行具有重要意义。
　　众所周知，控制与会计是不可分割的。会计电算化作为单位实现其经营管理目标，完成受托责任的一种手段，在内部控制系统中起着举足轻重的作用。下面从几个方面予以阐述。
　　一、会计电算化对会计内部控制的影响
　　在计算机会计中，由于会计处理高度集中在计算机内部，其处理高度自动化，而且会计信息主要载体变为磁介质，因此，与手工核算相比内部控制发生了很大变化。
　　1.内部控制的形式发生了变化 
　　 手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大不同，我们通过以下分析了解电算化核算下会计内部控制形式的变化。
　　会计电算化工作流程：
　　原始凭证----授权审批---财务审核---对合格凭证进行输入---点算审核---机系统处理---帐表输出。
　　从以上工作流程可以看出，会计电算化后，会计账务的集中化处理，除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外，经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机来完成，这种数据处理的集中性使手工条件下的一些控制措施，在计算机会计中没有存在的必要。比如，编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查，总账明细账进行平行登记、帐帐核对、帐证核对等，在会计电算化中由于核算程序的变化，这些控制已经失去了其真正的意义。其次，手工会计中的一些平衡检查在电算化会计中将移入计算机系统内部，通过计算机程序体现出来。如，记账凭证的借、贷平衡效验；账户中期末余额、期初余额、本期发生额的检查；各核算业务模块间数据的核对；报表数据的勾稽关系检查、会计平衡的等式的检查等等。
　　因此手工条件下行之有效的内部牵制制度，在电算化条件下已很难发挥其作用。
　　2.内部控制的内容发生了改变
　　电算化会计系统一个人机交互系统，再加之计算机系统更具隐蔽性，因此，其控制的内容更加复杂。大致可以概括为以下几个方面：计算机会计人员的从新分工和新的内部牵制；系统安全控制以及系统开发、系统资料文书化控制；系统的组织和操作管理控制；系统的输入控制、处理控制和输出控制。
　　3.内部稽核机制发生变化
　　手工会计信息系统中，每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格遵循有关的制约监督机制进行操作，如业务经办与授权审批、收付款项与会计记录的分离等，必须经过严格的审核复查机制，会计人员之间的联系是直接的，因而很自然地形成严格的内部牵制制度，在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施的实施过程中，包含大量的信息提取、传输和效验等工作。实行电算化后，由于会计电算化的工作自动化、控制的程序化，各种手续都由计算机自动处理统一执行，会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化，许多业务处理程序被大大简化，会计人员无法直接参与和控制，一些内部牵制措施无法执行，其审查、稽核机制被削弱。
　　4.内部控制的重点发生了变化
　　在电算化环境下，除了人这个执行控制的主体外，许多内部控制方法主要通过会计软件来实现。因此，在计算机会计中，控制的重点已不再仅仅是人，而变成了第一，人工处理控制；第二原始数据进入计算机控制；第三，会计信息输出控制；第四，人机交互处理控制；第五，计算机系统之间连接控制等多方面。
　　5.会计信息存储介质、存储方式的改变
　　在手工会计核算下，会计存储介质是纸介质，会计主体的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表。会计数据所用可见的文字、符号直接记录在纸上，纸张上的书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件，这些纸质原件的数据若被修改，则容易辨别出修改的线索和痕迹，这也是传统纸质原件的一个基本特征。这种方式有较好的直观性，各不相同的笔迹也可作为控制的手段。但是，电算化系统下原来纸质的会计数据以肉眼无法识别的形式被直接存储在磁盘或光盘上，很容易被删除或篡改并可做到不留痕迹，从而失去了直观性。手工会计信息系统中易于辨认的审计线索如笔迹、印章等在电算化环境下已无处可循。此外，手工核算下，记录在凭证、账簿、报表等纸介质上的会计记录其勾稽关系较为明确，而在电算化环境下，由于会计记录被存储在磁盘、软盘等磁介质上，不宜实施签字、盖章等手段，而且磁介质很容易被改动，由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，这样就很难辨别那一个是业务记录的“原件”。电磁介质易受损坏，所以会计信息也存在丢失或损坏的危险。因此在电算化系统下如何使磁介质上的数据安全可靠，防止数据被被非法修改时一个非常重要的问题。从以上分析可以看出，会计电算化使会计内部控制体系出现了一系列变化，许多传统的会计控制方式消失了。就目前我国会计电算化的应用现状来看，大部分还停留在一般应用水平上，人们对于人员职责分工、数据备份和保管、软硬件使用和维护等方面的重要性往往认识不足，这就迫使电算化会计信息系统必须建立严格的内部控制制度。
　　二、会计电算化下会计内部控制的对策与措施
　　国内外会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错几乎为零，但人为造成出错和舞弊的现象有增无减，而且一旦出现舞弊，损失巨大。因此， 制定严格的内部控制制度是非常有必要的，严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证，此外，有助于防止违法行为的发生。
　　1. 明确职责分工，加强组织控制
　　由于会计电算化知识与功能的相对集中，必须制定相应的组织和管理控制，明确职责分工，加强组织控制。
　　职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进行职责分工的目的，是尽可能保持不相容职能的分离，以及在电算化部门内部的职责分离。
　　2. 加强会计核算控制
  会计核算结果是会计预测、决策、分析的基础。会计核算控制是防范和化解会计核算风险的重要环节，必须引起高度重视。
　　3. 加强操作程序的控制
　　会计电算化操作应严格遵照会计业务和处理流程进行，会计电算化系统操作管理制度的内容主要是系统使用管理、上机操作流程、账务处理程序，这些规定是为了保证会计电算化系统安全可靠的运行，保证所有进入会计电算化系统的数据真实、有效。
　　4.加强系统安全控制
　　加强系统安全控制是为了保证计算机系统的安全运行，避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。源、接地线的安全等措施，以保证机房环境安全。
　　5.加强内部审计
　　内部审计既是单位内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制定安排。
　　总之，发展会计电算化，是实现会计工作现代化及促进改革的重要保证。加强会计电算化的内部控制，有利于更好地组织会计工作，提高经济效益。但是任何计算机系统都不是无懈可击的，制度也不可能天衣无缝，应顺应会计电算化的发展潮流，建立和完善内部控制制度，才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性，确保公司财产的安全，为公司的经营决策提供完整的会计信息。
参考文献：
[1]点算会计基础,上海,立新会计出版社.
[2]会计电算化研究,中国金融出版社. 本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/jingjilunwen/kjsj/249393.html