部门预算执行数据预分析软件的方式构建和测算

杭雷，浙江省审计厅行事处

    经过多年计算机审计实践和对部门预算数据的积累，笔者通过归纳部门预算执行审计的常规数据分析方法，开发了部门预算执行数据预分析软件，并已在多个经济责任审计项目、部门预算执行项目、审计专项调查项目中得到有效使用。该软件可以有效降低非计算审计人员开展预算执行数据式审计的技术门槛，节约常规审计数据分析时间，提高了审计工作效率，现将该软件的特点和功能进行整理，以期对与部门预算执行的数据分析有关的行业审计有所帮助和启迪。
    一、部门预算执行审计数据预分析软件的主要特点
    （一）可以将部门预算数据自动转换到AO系统中
    对非计算机专业审计人员来说，应用AO系统主要是查看财务数据和调用审计师方法分析数据。本软件可以提取指定部门的会计核算数据到用友Access 8.X格式上，然后利用AO的自动采集功能直接进行数据分析。
    软件所采集的数据包括部门预算指标、部门基本信息、集中核算数据和国库支付数据，可以提供所有部门数据的整体性分析、基于会计科目的各类分析、基于核算专项资金的分析和基于核算部门与收款单位往来的分析，每一类分析都汇集了历年审计中常用的审计数据分析方法。这些分析完毕的数据都可以在软件内分析完成，这些审计分析方法在本软件内完成数据分析，然后可以导出到Excel表格中，现场审计人员利用Excel的自动筛选和排序功能进行数据浏览分析，发现需要落实的疑点。提高现场数据分析的效率，节约大量的数据汇总时间，使得审计人员有更多精力用于落实发现的疑点上。
    （二）可以自由分拆部门预算执行数据
    非计算机专业审计人员利用AO软件进行数据审计时，对于多部门数据汇总、年度数据趋势、资金往来关系等复杂分析往往是无能为力，现有联网审计分析系统尚未做到完全支持审计现场数据分析。本软件恰好弥补这些不足，利用数据分发功能选择一个或者多个部门的数据进行单独发布，可以使用本软件的几十个分析功能进行数据分析。例如针对于人社厅的经责审计，可以将本级和所有的下属单位的数据从部分预算执行总数据中分拆出来，分发到审计组。进行单独分拆。在专项审计调查中也可以将多类型专项资金分拆以后进行单独分析。
    （三）构建精简数据规划，简化部门预算数据采集转换
    审计署计算机审计事务公告发布了中央预算执行的数据规划和方法体系，没有发布地方的数据规划和方法体系，且在公告中鼓励地方发布自己的部门预算执行数据规划。本软件根据部门预算资金在财政业务平台中的流动轨迹，制定了10张基础数据表，只要从财政核心业务系统中提取了这些表格，就基本完成了数据采集工作。目前，我省金财工程核心业务系统已在全省范围内推广，本软件也可以在各级审计机关根据数据情况因地制宜使用。如在某区审计局审计项目应用中，利用本软件从部门预算数据采集到转换仅耗时2个工作日，节约了大量的部门预算数据采集成本。在联网审计平台，也可以考虑从本软件的基础表提取数据，从而大大减少审计成本。
    （四）可以保证数据链的完整，真实是记录审计过程
    按照8号令的要求，审计人员应当真实、完整地记录实施审计的过程、得出的结论。应当使未参与该项业务的有经验的其他审计人员能够理解其执行的审计措施、获取的审计证据。应用本软件，可以保证审计数据从原始数据到结果数据上的证据链的完整性。一方面，数据分析的语句和过程可以作为取证单的附件，说明取证单数据的来源，避免被审计单位在签证时对数据来源的疑惑；另一方面，审计人员也可以学习这些结果数据到底是如何分析出来的，提高数据分析的水平。
    二、部门预算执行数据预分析系统使用简介
    以对2011年部门预算执行数据为例，在此简要介绍部门预算执行审计预分析软件数据采集转换和数据分发操作、审计数据预分析功能和审计方法体系管理。
    （一）部门预算执行数据的数据采集
    从财政核心业务平台的基础资料库、预算管理、国库支付和会计核算系统，采集9张基础数据表数据：基本_部门基本信息表，基本_功能分类表，基本_项目表，基本_会计科目表，基本_余额表，基本_凭证主表，基本_凭证表，基本_收款单位，基本_预算表。
    根据各年会计科目的设置和变更情况，提炼出“审计_多年会计科目总表”，该表将多年会计科目表合并为一张最新的完整的科目表。根据各年度参与会计集中核算单位的变动情况，提炼出“审计_部门基本信息表”，该表标汇总各年部门的拆并和新增情况。这两张审计信息表的提取为
    （二）部门预算执行数据的整理
    从财政部门采集的数据需要通过进一步整理才能并入历年数据库中，这类整理主要针对会计科目和部门列表这2项基础资料进行。因为核算控制的部门预算执行改革和部门机构改革首先反映在这2张表中，通过分析这些数据变化的原因，以采取适当的技术处理措施，以保证各年度数据的持续性、可比性和完整性，以适合于多年度跨部门的多维度分析。
    首先将会计科目表的数据进行转换
    第一步检查2010年的会计科目是否全部包含在2011年科目编码之内，发现2010年所使用科目编码在2011年全部继续使用。
    第二步检查2011年的会计科目是否全部在2010年科目列表之内，发现增加了16个会计科目。进一步经分析发现存在2类情况，第一类是将差旅费、出国费、会议费、培训费以及对应的待结报科目列为新增科目，并作为原科目的子科目。例如在原本“会议费”科目之下又增加“会议费”和“待结报会议费”科目，使得2011年的会议费末级科目与2010年的科目级别不一致，对于跨年度数据分析有影响。因此采用将历年的这些科目编制方式全部调整到2011年科目编制方式，同时修改各年核算凭证中的科目编码。第二类是纯粹新增的会计科目，例如“其他交通工具运行维护费”，则不用对历年数据作调整。
    第三步将2011年与2010年科目对比，检查哪些会计科目的科目编码未变，但是科目名称发生了变化。检查发现有18个科目，经分析一部分是对应预算外收支纳入非税管理改革引起的变化，将所有的“预算外资金”会计科目的称谓改为“专户资金”，一部分是将科目名改成更科学化名称，例如，“招待费”改成“公务接待费”。未发现实质性科目性质变更，不影响多年数据汇总分析，直 接采用2011年科目名称即可。
    其次，对部门基本信息数据转进行转换。
    按照以上对会计科目数据分析的思路，分析2011年度参与核算的部门与2010年的区别，主要是分析是否存在新增、删除和合并部门，并分析由于这些部门信息的变更是否引起总的核算经济规模的变化，避免由于核算总体的经济规模不一致而导致的趋势性分析结论失误。
    （三）对审计数据执行预分析
    预分析功能在软件中以菜单形式由审计人员直接点选即可使用，不需要关心过程性的语句。这些预分析主要分成三大类、几十个分析方法，使用分析方法得到的数据结果均可用Excel的形式导出，方便审计组成员继续在Excel中分析。
    可以按照会计科目进行预分析。
    三个预分析功能举例如下：一是可以指定部门各年度可用资金的总体情况分析，汇总部门的预算内资金和专户资金的新增收入以及财政暂存资金，2007年实施国库集中支付后各单位的资金余额，财政调剂资金，其他收入等，由这些构成了各年度部门的可用资金总额，还汇总出各年度的总支出金额，各年新增项目上的支出，各年新增专项资金上的支出等，计算部门资金总利用率，新增资金利用率，新增专项资金利用率等数据。二是可以将若干部门某些科目上资金发生额进行汇总分析。例如可以选取某局及其下属单位，再选取三公经费科目，就可以汇总出各年度各个三公经费科目上的支出总额。三是可以针对若干部门某一个科目进行全面数据分析。可以汇总被选择的若干部门某个支出科目各年度情况，包括该科目的支出子科目结构，该科目支出的项目资金结构，该科目上支出资金的收款单位汇总，该科目上凭证数据明细等。
    按照项目进行预分析。
    三个预分析功能举例如下：一是可以按照项目名称汇总某部门各年度的项目收支情况。按项目名称汇总项目资金在会计科目上的支出结构，加载指定项目的多年收支明细。在审计实践中，这3张分析表的配合使用，可以迅速抓住项目支出的重点和疑点，特别是整笔支出的项目资金大多数是问题资金。二是可以筛选出某部门连续多年执行率低于指定值的专项。在经责审计中，这种分析可以帮助审计人员迅速锁定某些低执行率项目，也可以帮助某些专项审计查项目，从上百个部门中的几万个项目迅速选出那些需要关注的连续多年低执行率专项资金。三是可以从项目库筛选出各部门某些类型的专项。例如，某些审计调查只关注所有部门信息化专项，而另一些专项调查只关注所有部门的会议专项，软件在设置筛选或者使用预置条件之后，审计人员在本软件中就可以只浏览被关注的那些项目资金，审计人员可以迅速定位项目，提高审计人员数据分析效率。
    按照国库支付资金的去向进行预分析。
    主要预分析功能包括，一是可以汇总各个部门到指定单位的支出。如所有单位在“银泰”的消费支出汇总金额排序；二是可以排序汇总出各收款单位收到的部门支出资金总量和次数。是否存在多个部门的数据流向某一些单位情况，如某些研究所可能在一个项目中申请多个部门的专项资金补助；三是可以分析某个部门和某个收款单位之间的资金往来关系。主要是验证某部门和收款单位的资金往来，如可在经责审计中选取本级以及所有下属单位，然后查询这些单位到“银泰”的资金总量和列支科目；四是可以查询指定部门的专项资金去向。专项资金的名称或类型，检查这类资金的收款单位是否比较集中，初步判断这些专项资金的分配是否市场化，借此判断是否需要进一步延伸审计。
    三、部门预算数据预分析软件的审计方法体系管理
    部门预算执行的方法体系包括4个层面的对象，一是审计署颁布的审计事项字典；二是审计方法，每一个审计事项之下都可以建立一个或者多个审计方法；三是审计模型，每一个审计方法可能有以由多个审计模型来实现，审计模型是审计方法具体实现；四是审计操作步骤，每一个分析模型都可能有多个操作步骤。
    本软件按照以上层次建立了部门预算执行审计的方法体系，并加载了部分适用的方法。审计方法按照计算机审计事务公告的要求，由目标功能、所需数据、分析步骤、流程图、方法语句等13要素组成。
    本软件在审计方法之下可以编制审计模型，审计模型所包括的审计步骤是可以随时加载，并且这些审计分析步骤可以在本软件之外进行编写，然后到本软件注册使用。
    审计模型可以在本软件中按照审计步骤一步步执行，每一步骤如果有参数需要录入，会提醒审计人员录入，例如年度，科目、部门等。
    运行完毕之后，软件自动记录了所有的审计分操作，包括分析语句，选取的部门、科目、年度等信息。审计人员可以对每一个审计步骤得到的数据制作图表等，并可以录入审计师对数据初步判断。
    最后，审计方法运行的结果可以直接输出到一个WORD文档中，一是输出审计方法，包括符合审计署方法体系编制要求的所有要素；二是审计分析的过程，包括每一步使用的参数、分析语句等；三是审计分析的结果数据，包括每一个步骤得到结果数据集（以Excel的方式嵌入到WORD中），数据上的图形，审计师评价等。^