艺术院校艺术档案管理工作浅析

　　【摘要】艺术院校的艺术档案管理不仅仅要遵循一般的档案管理准则，还要考虑到艺术档案自身的特征。本文探讨了艺术院校艺术档案特点，并以此为出发点，为做好艺术档案管理工作提出建设性意见。

　　【关键词】艺术档案；管理

　　关于艺术档案的定义各有说法，而《艺术档案管理办法》中关于艺术档案概念的概述，具有较高的认可度。艺术档案是在艺术创作、演出、研究、教育、交流等各种活动中形成的，对于个人、院校或者社会具有保存、参考价值的原始性记录。艺术院校档案馆是艺术档案产生和管理及利用的关键机构，艺术档案是艺术学院档案管理的所有档案类别中的重要组成部分，也是国家档案信息资源的重要类别。但长期以来，档案界对艺术档案管理的实践操作和理论研究都重视不够，艺术类院校对于艺术档案的管理也不够重视。

　　一、艺术档案的特点

　　（一）实时性。艺术档案具有很强的实时性，艺术院校的艺术档案的产生和收集具有特定的时间和特定地点，错过特定的收集时间，在之后就非常难再次收集齐全。不同于其他类型的档案，艺术档案不是产生即存在，存在即归档。艺术院校档案馆要为此制定统一的移交和归档鉴定时间制度。艺术档案在移交院校档案馆之前，需要有安全合适的保管环境进行管理，现场艺术创作产生的影音资料等，无法在活动之后，进行再次的增补工作。

　　（二）多样性。艺术档案具有多样性的特点。艺术的创作和演出包含了作曲、歌唱、语言、造型、综合等各个方面，每种艺术类别又包含复杂的艺术形式，比如说，音乐、美术、舞蹈、影视、摄影等等。艺术档案的记录手段各异，也是艺术档案多样性的原因，如文字、图片、视频等。除此之外，由于载体的不同，有纸张、胶片、磁性材料等等。

　　（三）形象性。艺术档案具有形象性，形象性是艺术档案的关键性特点。形象是艺术创作的演绎。任何艺术形式的存在都依赖于形象的准确描述，没有形象，艺术也不会存在。因而，客观、真实地记录现实艺术的艺术档案就具有形象性。其次，艺术档案由好几个部分构成，形象是其中之一。照片、绘画等都是作为艺术档案对艺术形象的真实有效记录。最后，以文字为载体的艺术档案，即使形象性的特点表现得不直接，例如：音乐剧本，它会创造出一定的想象空间，令人身临其境，具有形象性的特点。

　　（四）成套性。艺术档案具有成套性。一次艺术活动、艺术创作或者艺术表演过程中形成的所有的相关材料构成了一个统一的、完整的整体，艺术档案的各个艺术要素具有不可分离性，艺术档案反映的是艺术创作者艺术创新活动的全过程。因此说，记录艺术活动的艺术文字材料等等具有成套性特征。

　　二、加强艺术档案管理的措施

　　（一）科学规范艺术档案归档范围。艺术院校的艺术档案的归档范围不同于一般的行政文书档案或者其他的专业档案，依据一般的艺术院校档案馆的收集需求和未来发展要求，艺术档案的收集归档范围主要有：各类剧本和乐谱、场记、摄影创作设想、演出录音带、录像带，艺术总结、宣传材料、职员材料、国内外重大艺术活动的文件材料、艺术教育方面的教材，院校学生作品、展览的展册、艺术研究以及其它研究成果的材料等等。

　　（二）加快建立艺术档案制度。加快建立健全艺术档案的管理制度。《关于加强国家档案工作的决定》指出，要对档案进行集中统一的管理，维护档案的完整、安全与可用性。艺术档案是专业档案的一类，艺术档案工作也是档案管理工作的内容，必须保证艺术档案的完整与安全，使艺术档案更好地为艺术工作服务并得到长久保存。首先，在艺术活动中形成的艺术文件材料，积累、整理和归档作为考核部分，列出负责人的职责范围。其次，建立艺术院校的艺术档案的归档制度，明确制定归档范围、时间和质量要求。只要是院校艺术活动、艺术创作和艺术研究中形成的一切具有现实价值和历史价值的艺术材料，都应由业务部门整理后及时归档。

　　（三）建立专业数据库。艺术档案有效管理的价值是为了使档案实现有序化，能真实、客观、有效地保存艺术院校的集体记忆，沉淀学校及学术传统和校园文化。艺术院校档案馆的工作人员要以学校的重大事件为契机，以丰富的档案馆藏生动展示艺术院校的精神气质和品质，促使艺术档案馆成为一个艺术产品和艺术类的文化、精神的收藏、展示、传承的集中中心。艺术院校的艺术档案管理不是简单地保存各类艺术档案实体，而是要深层次地开发艺术档案信息资源。逐步建立专题数据库，包括图片展、系列讲座等等，能够真实、客观地反映艺术院校的发展历程。随着广大教职员工对艺术档案的需求的提高，提供专题查询服务。艺术院校的艺术档案馆要关注院校的发展，着眼于艺术院校的未来发展大局，将具有重要参考价值和利用价值的艺術档案材料收集齐全完整，并建立艺术类院校的艺术档案专题数据库。

　　（四）加强实时性、经常性收集。艺术院校的档案工作人员要做好艺术档案实时的、经常性的收集。一般情况下，艺术院校的档案工作人员都习惯于按照文书档案、会计档案、基建档案等其他类别的专业档案的收集思路和方式，定点、定时地收集、整理档案。特别是在当前大多数艺术院校由部门立卷，档案馆人员收集、管理档案的能动性和参与性降低。对于实时产生的艺术档案，不一定要等到年终时收集齐全并归档。从宏观上把握艺术档案的产生时间，深入了解档案产生的数量、类型等等，档案工作人员参与产生的环境中，对档案的收集、归档、保管、编研、统计等做出更精确的要求。（下转第155页）（上接第135页）

　　艺术院校的艺术档案工作是一项专业性工作，艺术档案是重要的院校档案类别，也是国家重要的档案资源，在维护文化事业的发展历史和进程上，发挥着不可替代的重要作用。艺术院校的艺术档案具有区别于其他类别档案的特征：实时性、多样性、成套性和形象性的特征。为了更好地做好艺术档案的管理工作，必须要加快艺术档案管理制度的建设，规范艺术档案的归档收集范围，加强实时性、经常性收集，建立具有高校专业特色的专业数据库。艺术院校的艺术档案工作者，要跳出档案管理的思维定式，拓宽思路，以艺术教学、科研、实践活动的发展轨迹完整、真实地记录高校的发展，突出艺术高校的文化精神，要争取以活档案的方式发挥艺术档案的文化价值，为艺术院校在艺术发展、文化传播中起到推动作用。

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　　作者：王娟