简论新时期高校档案数字化建设

　　数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程，即将人类能够读懂的信号转换为计算机能够读懂的信号的处理过程。

　　纸质档案数字化是指采用高像素、大幅面扫描仪或高清相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在光盘、硬盘、U盘等存储介质上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程，即利用计算机技术、高清扫描技术、数据库技术、数据压缩技术、存储技术等高新技术把传统的纸质档案转换为数字化档案，实现档案安全高效的管理和利用。档案数字化使档案管理模式由传统的手工管理方式转变为综合应用计算机技术、数据库技术的现代化管理模式，弥补了传统的手工管理方式的不足之处，使档案信息化管理得到了更深层次的体现。

　　高校档案数字化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的需要，是新时期发展高校档案工作，提高高校档案现代化管理水平的必然选择，是信息技术快速发展的结果，也是适应高效数字化校园建设的客观需求。数字化档案等同于原件而且要替代原件，数字化档案建立以后，减少了纸质档案的翻阅次数，进一步延长了档案原件的使用寿命，降低了档案原件丢失和损坏的风险，有利于纸质档案的保护，保护了档案原件，保存了历史记忆；同时节省了人力达到了高效准确的效果，大大提高了高校档案管理工作的水平和效率；节省了档案存储空间，缓解库房紧张的压力。

　　档案数字化建设可以实现档案准确、方便、快捷的利用，可以展现档案的原版原貌，是一项大工程，但是只有符合一定要求的纸质档案才能进行数字化，属于归档范围且应永久或长期保存的、利用价值高的档案才可以列入数字化加工的范围；而且要经过主管领导同意，检查是否含有敏感信息，有些纸质档案是否能够高温扫描。

　　档案数字化工作是一项资源建设工作，把现有的档案资源从库房转移到计算机上，工作量大；是一项需要投入大量人力物力的基础业务工作；是一项中心环节工作；是一项需要雇佣专门工作人员完成的劳动密集型工作。

　　档案数字化工作要遵循抢救性原则，防止档案破坏和丢失；遵循价值性原则，利用价值高的档案要优先数字化；遵循实用性原则，满足档案工作的实际需要；遵循开放性原则和特色性原则等。

　　一、高校档案数字化建设的必要性

　　1.档案事业发展“十二五”规划的基本要求

　　2.保护档案原件，对历史负责的需要

　　3.依法管理档案事业的需要

　　4.教师和学生的强烈需求

　　5.建设节约型社会的需要

　　二、高校档案数字化建设中存在的问题

　　1.档案数字化硬件技术缺乏

　　高校档案数字化工作刚刚起步，手工管理模式还是高校档案的主要管理模式，以传统的纸质档案管理为主，较少通过计算机技术进行现代化管理。硬件设备投入是必要的物质基础，各高校档案馆基本上都配有计算机、打印机、扫描仪等数码设备，但这些数码设备的配置并不先进、比较简陋和落后，而且其运行还停留在维持日常业务的简单管理上，不能满足数字化建设对数码设备的高要求。有些档案管理系统软件多为单机版，存在着过时的情况，缺乏操作简便、能够满足数字化工作实际需要的现代档案管理系统。

　　2.档案管理人员数量和质量有待提高

　　高校档案数字化建设的另一个决定因素是人才队伍，许多高校档案馆缺乏掌握数字化知识的档案管理人才。高校档案数字化建设，要求档案管理人员具有较高的知识层次和先进的管理水平，许多高校档案馆缺乏既具备档案专业理论知识又熟悉计算机扫描技术的具有双重知识结构的复合型人才，传统的档案管理人员不能够满足高校档案数字化建设和高校档案事业长远发展的需要。一类是有着丰富档案专业理论知识和工作实践经验的长期从事档案管理工作的同志，但利用计算机进行数字化处理的能力一般，就是部分档案专业的毕业生也不一定能够完全胜任。另一类是计算机专业的毕业生，有着较强的数字化处理能力，但缺乏档案专业理论知识和实践能力。

　　3.档案数字化安全难以得到保障

　　档案管理的特点之一是安全性，许多高校档案管理工作人员安全保密意识薄弱，缺乏必要的保护和防范措施，单靠安装杀毒软件定期备份数据，这在系统瘫痪的情况下后果严重。同时档案数字化系统比较脆弱，世界上每天都会有大量的计算机病毒产生，容易受到计算机病毒感染和黑客的攻击，严重威胁档案数字化系统的安全，可能造成无法挽回的损失。

　　4.档案数字化投入资金不足

　　高校档案数字化以计算机技术、高清扫描技术等高新技术为支撑，需要投入大量资金，各高校档案馆要有档案数字化建设的经济实力。如购买能够满足数字化要求的硬件设备、购买满足数字化要求的现代档案管理系统等。巧妇难为无米之炊，因此资金的缺乏成为了高校档案数字化的主要障碍。

　　三、高校档案数字化建设的应对策略

　　1.加大基础设施投入力度

　　高校档案部门要加强档案工作人员的数字化意识，配备数字化所需要的硬件技术设备和先进的档案管理系统软件，加大硬件建设和软件建设，为数字化工作提供物质需求和基础保障。一是改善硬件设施，配备先进的、主流的计算机、打印机、扫描仪等数码设备。二是加大智力投入，加强软件建设，选择技术水平高、功能设计满足档案工作实际需要的档案管理系统软件。

　　2.加强档案数字化人才的培养

　　当今国际上的激烈竞争，是以科学技术水平为代表的综合国力的竞争，说到底是人才的竞争。档案数字化过程应用到新的知识、新的技术，所以档案管理工作人员素质水平的高低关系到档案数字化建设的成败。

　　高校档案部门要打造一支专业化、技术化、高素质的档案数字化建设人才队伍，应该培养既具备档案专业理论知识又熟悉计算机扫描技术的具有双重知识结构的复合型人才，要求档案管理人员具有全面的知识结构，这是高校档案数字化事业做好的重要基础和有力保障。对于一般的档案工作人员，要加强档案专业理论知识的学习；对于档案专业理论知识扎实的档案工作人员，要加强利用计算机进行数字化处理能力的培训；对数字化处理能力较强的档案工作人员要加强档案专业理论知识的进修学习。定期组织他们进行培训，支持他们参加业务研讨会、学术交流、专题讲座等，使他们能够适应新时期、新形势下档案工作的发展。同时，由于档案工作的特殊性，档案工作人员应该具有高度的责任感和政治感，具有高度的保密意识，在档案数字化过程中注意做好保密性工作。

　　3.做好档案数字化安全保障工作

　　要确保数字化档案的安全，必须要加强档案管理工作人员信息安全知识的培训，如防病毒等，增强他们的信息安全意识。同时要加强对计算机病毒感染和黑客攻击的防范，做好数字化档案的安全备份工作，定期备份档案数字化信息，一式两套，本地与异地各一套。

　　高校档案馆要按照信息安全等级保护的要求，采用相应的安全保障技术方法，建立健全安全管理制度，确保档案数字化建设的安全。

　　四、结语

　　高校档案数字化建设是一项复杂的系统工程，是一项事关高校档案事业发展的长期而艰巨的战略任务，是高校档案事业适应时代和社会发展的需要。高校档案数字化建设使纸质档案管理工作实现了由手工管理向数字化、信息化管理应用的根本性转变。高校档案部门应利用科学发展观，遵循合理原则，加快档案数字化建设的步伐，实现档案数字化跨越式发展。

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